KEP Adresi Nedir? Nasıl Alınır ve Sorgulanır?

Türkiye’deki işletmelerin yüzde 99,7’si Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletme yani KOBİ’dir. 1-9 arası çalışana sahip olan mikro ölçekli işletme oranı ise tüm KOBİ’lerin yüzde 94’ü gibi oldukça baskın bir seviyeye işaret eder. Dolayısıyla pek çok işletme, küçük ölçekli olmaları ve kısıtlı mali kaynakları nedeniyle özellikle e-posta üzerinden gerçekleştirilen siber saldırılara karşı daha savunmasızdır. Çünkü siber saldırılara karşı yüksek dayanıklılık için mevcut tehdit ortamının bilinciyle testler, çalışan eğitimleri, düzenli güncelleme-yedekleme gibi teknoloji temelindeki yaklaşım gibi etkin metrolojiler ile yapısı gereği maliyetli bir ‘siber güvenlik’ yaklaşımı elzem.
İşte tam da bu noktada KEP adresi, hem çok düşük gider kalemi oluşturması hem de güvenli iletişim yaklaşımını temel almasıyla kişi ve kuruluşlara fayda sağlayan bir çözümdür. Peki, KEP adresi nedir, ne işe yarar, nasıl alınır ve sorgulanır? Online KEP başvurusu, gerekli belgeler ve gerekli tüm detaylar rehberimizde.

Kayıtlı Elektronik Posta’nın akronimi yani ilk harflerinden türetilen kısaltması olan KEP, online yazışmaların yasal çerçeveye uygun şekilde ve etkin siber güvenlik temelinde gerçekleştirilmesini esaslı bir e-posta sistemi. Sadece şahıs firmalarından mikro işletmelere, büyük şirketlere kadar iş dünyasındaki geniş çerçevede değil, bireyler tarafından da kullanılabilir. Zira belgeleri güvenle ulaştırmak herkes için önemli. KEP adresi, bu yönüyle öne çıktığı gibi, belgeler üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmasına da izin vermez. Denetim için gerek duyulan maliyet ve zaman harcamalarını devre dışı bırakır böylelikle.
Bu arada KEP ile gönderilen e-posta ve ekleri, gönderim ve teslim bilgilerinin kayıt altına alınması beraberinde gerekli durumlarda yasal delil statüsünde kullanılabilir. Özetle, güvenli ve değiştirilemez özellikte bir e-posta çözümü sunar.
Regülasyon temelinde incelendiğinde KEP adresi hizmetinin düzenleyici kurumunun Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) olduğu ve hukuki altyapısının 2012’de tamamlandığını belirtelim. Bu bağlamda hizmet BTK tarafından yetkilendirilen hizmet sağlayıcılar (ilerleyen bölümlerde detaylı olarak inceleyeceğimiz KEPHS’ler) tarafından sağlanır.

Resmi işlemlerin güvenli ve hızlı bir şekilde ilerlemesini mümkün kılan KEP adresi birçok konuda fonksiyoneldir. Genel itibarıyla KEP,

• Güvenli iletişim esasıyla online ortamda gönderilmesi ve kayıt altına alınması gereken resmî yazışma, bildirim ve belgelerin iletilmesinde,
• Gönderim ve teslim bilgilerinin kayıt altına alınmasının önemli olduğu belgelerin gönderiminde,
• Online başvuru, talep ve yanıtların gönderilmesinde,
• Ticari taraflar arasındaki ihtar, ihbar ve beyanların iletilmesinde,
• Ticari ve hukuki nitelikteki belgelerin güvenli şekilde gönderilmesinde,
• Şirket ortakları ve şirketler arasındaki güvenli iletişimin tesisinde,
• Tüketici şikâyet ve taleplerinin alınması/yanıtlanmasında,
• Kamu kurumları ve özel kuruluşlarla yapılan online yazışmalarda,
• Sözleşme, bildirim ve hukuki özellik taşıyan benzeri belgelerin online ortamda gönderilmesinde kullanılabilir.

Veri güvenliğinin temellerinde gizlilik, bütünlük ve kullanılabilirlik var. KEP adresi ne işe yarar sorusunun en kısa yanıtı bu üç temelde gizli. Zirs güvenli bir şekilde e-posta iletişimine olanak tanıyan KEP adresi, aynı zamanda iletişimde kesintisizlik sunar. Çünkü teslim edilememe, spama düşme gibi durumlar, bu çözümde söz konusu değil.

Gönderi bütünlüğü korunur ve herhangi bir değişikliğe izin verilmediği için de orijinal hali güvence altındadır. Ayrıca gönderi zamanı değiştirilemez. 20 yıl boyunca saklanır ve hukuki geçerliliği bulunur. Eksiksiz bir yasal güvenceyi mümkün kılar özetle.

Diğer yandan KEP adresi, ıslak imzalı gönderimlere kıyasla hem daha hızlıdır (zaman tasarrufu) hem de kağıt kullanımını gereksiz kılarak doğa dostu bir çözümdür. Ek olarak kargo, ulaşım gibi ek giderleri bertaraf ederek maliyet tasarrufu sağlar.

Önceki bölümlerde belirtildiği üzere, hukuki ve ticari konulardaki online yazışmalarını güvenli şekilde gerçekleştirmek isteyen herkes KEP adresi alabilir. Ancak bazı kurumlar haricinde zorunlu değildir.

Başlıca KEP adresi alması gerekenler şöyle sıralanabilir;
• Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirket şirketler
• Kamu kurum ve kuruluşları
• E-posta üzerinden sıklıkla resmî bildirim ve yazışma gerçekleştiren işletmeler (kamu kurumlarıyla düzenli yazışma gerçekleştiren girişimler, vb.)
• Mevzuat gereği KEP kullanması zorunlu tutulan gerçek ve tüzel kişiler (Elektronik ticaret hizmet sağlayıcıları ve elektronik ticaret aracı hizmet sağlayıcıları)

KEP adresi başvuru adımları nispeten kolaydır.

KEP adresi alma için gerekli belgeler ile önceden belirlenen bir KEPHS’ye (Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları) online başvuru yapılması yeterlidir. KEP adresi alma konusunda izlenmesi gereken adımlar kısaca şöyledir:

KEP adresi alma, gerekli belgelerin hazırlanmasının ardından başvurunun tamamlanabildiği bir işlem. Öncelikle başvuru için bir (ya da birden fazla) KEPHS (Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları) belirlenerek online başvuru yapılır. PTT dahil olmak üzere birçok KEPHS mevcut ve aralarında tercih yapmak mümkün. Ayrıca KEPHS’ler arasında KEP adresi ücretleri konusunda farklılıklar olabilir. Bu arada farklı KEPHS’lerden birden fazla KEP adresi oluşturulabildiğini ifade edelim.

Ek olarak, KEP başvurusu yapmadan önce aşağıdaki detaylara dikkat edilmesi önerilir;

• Eğer KEP adresi, hem gönderici hem alıcı olarak kullanılacaksa e-imza sahibi olunması gerekir. Sadece alıcı olarak kullanacak kimselerin e-imza sahibi olma zorunluluğu ise bulunmaz.
• KEP adresi devredilemez,
• KEP rehberine kayıt zorunluluğu bulunan tüzel kişiler haricinde KEP rehberi kaydı tercihe bağlıdır.

KEPHS platformunda sonraki bölümde sıralanan belgelerin girişi sağlanır ve istenen bilgiler doldurularak ön başvuru tamamlanır. Ön başvuru sonrasında KEPHS ile sözleşme, hizmet politikasına bağlı olarak ıslak imza, e-imza veya kimlik doğrulama yöntemi üzerinden yapılabilir. Böylelikle başvuru onaylanır ve KEP adresi aktifleştirilir.

KEP adresi giriş, ilgili KEPHS’nin web sitesi veya mobil uygulaması üzerinden, kullanıcı adı ve şifre kombinasyonunun tamamlanması ile sağlanır.

Kendi içerisinde kapalı bir sistem olan KEP adresi kullanım süresi tercihe göre 1-3 sene arasındadır ve genellikle abonelik modeliyle sunulur.

KEP adresi online başvuru süreci pratiktir. Bu kapsamdaki KEP adresi alma sürecinde lazım olacak belgeler ise gerçek, tüzel kişiler ve kamu kuruluşları için bazı temel farklılıklar taşır.

Gerçek kişiler için KEP adresi başvuru belgeleri;

• KEP hesabı ön başvuru numarası (KEPHS’ye başvuru sırasında oluşturulur ve başvurunun hangi aşamada olduğunu takip etmeye yarar.)
• Üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmi belge (Nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport, vb.)

Tüzel kişiler için KEP adresi başvuru belgeleri;

• Ticaret sicil tasdiknamesi ya da faaliyet belgesi aslı,
• Noter onaylı imza sirküleri,
• Üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmi belge,
• KEP hesabı ön başvuru numarası.

Kamu kuruluşları için KEP adresi başvuru belgeleri;

• Üst düzey yetkili imzalı resmi başvuru,
• Üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan resmi belge,
• KEP hesabı ön başvuru numarası.

KEP adresi örnek: adi.soyadi@hs03.kep.tr, adi.soyadi.1@hs03.kep.tr (Aynı isimde başka kullanıcı varsa “@” işaretinden önce sıra numarası eklenir).

• https://resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/12/20181206-2.htm
• https://ticaret.gov.tr/ic-ticaret/sikca-sorulan-sorular/elektronik-ticaret
• https://www.akbank.com/blog/kep-adresi-nedir-nasil-alinir-ve-sorgulanir
• https://www.btk.gov.tr/kayitli-elektronik-posta-hizmet-saglayicilar
• https://www.btk.gov.tr/kayitli-elektronik-posta-genel-bilgi
• https://www.parasut.com/blog/kep-adresi-nedir